Papirløse politiske møter

>Bakgrunn 
>Hvordan gjør vi det? 

Bakgrunn

Målgruppe med ulike datakunnskaper
Datakunnskapen til politikerne varierte fra nybegynnere som så og si aldri hadde brukt en pc, til  trygge brukere som bruker data som arbeidsverktøy hver dag. Metodikken kommunen valgte måtte derfor tilfredsstille krav om:

• enkel gjenfinning 
• oversiktlig navigering

En reel erstatning av papir
For at politikerne skulle ha mulighet for å notere, understreke og utheve tekst i saksdokumentene, slik de var vant til i sine papirversjoner, valgte kommunen:

• lokal lagring, for notering i pdf-filene

Trenger ikke være online hele tiden
Siden kopi av saksdokumentene lastes ned lokalt hos hver politiker, trenger ikke brukeren å ha tilgang til et datanett til en hver tid. Dokumentene ligger på LapTop-en. 

God oversikt
I følge ordfører Jarle Martin Gunderen i Klæbu kommune, har han alltid tilgang på saksdokumentene og notatene - ikke bare fra siste møte, men alle møtene. - Dette gir god oversikt, også tilbake i tid, og jeg ser lettere helheten i behandlingene i store og langvarige saker, sier Gundersen.

Hvordan gjør vi det?

Verktøy

Klæbu kommune bruker:

• Edb Sak og Arkiv med møtesekretærmodul til utlisting av tankekart, saksdokumenter og vedlegg
• PDF-Forge (gratis) til konvertering
  URL: http://www.pdfforge.org/ 
  Politikerne har fullversjon av Adobe Acrobat pro
  URL: http://www.adobe.com/
• FreeMind MindMap (gratis)
  URL: http://sourceforge.net/projects/freemind/ 
• WinZip (gratisversjon)
  URL: http://www.winzip.com
• Filemail (en lisens)
  URL: http://filemail.com

1. Møtet åpnes i EDB Møtesekretær-klient
2. Aktuelle dokumenter konverteres til pdf.
3. Dokumentene kan nå eksporteres til ønsket lagringssted, via valget Eksporter til politiker. Formatet kan være enten HTML eller FreeMind MindMap (m.m.) Klæbu kommune bruker primært sistnevnte, og eksporterer til HTML fra FreeMind. Fra tankekartet i FreeMind kan en om ønskelig eksportere til HTML.

Metode for pakking

Valgte dokumenter er nå replikert til angitt lagringssted, og tankekart er ferdig generert med klikkbare noder og saks-/ vedleggstitler. Nå gjenstår pakking og distribusjon:

1. Fra målmappa merkes alle filer, og pakkes med WinZip, for å samle alle filer i en entitet.
2. WinZip-fila merkes og via høyremenyen genereres en selvutpakkende exe-fil (Create self extractor - exe). Sti for utpakking legges inn i feltet "unzip to" folder. Det er her vi legger inn lagringsmålet for mottakerne.

Distribusjon

Denne exe-fila kan nå distribueres på ulike måter, via minnepinne, nedlastingsside, e-post, fildeling osv. Klæbu kommune bruker Filemail nedlastingsside., for å slippe å belaste e-postsystemet ved utsending. Denne sender ut e-postmelding med lenke til en nedlastingsside, der brukerne elv kan laste ned exe-fila med saksdokumenter.

1. Fra adresseboka på filemail velges mottakere av fila
2. I meldingsfeltet skrives en kort melding om hvilket møte forsendelsen  gjelder.
3. Fila lastes opp, og meldingen sendes ut.

> Nærmere presentasjon av metodikken se du her:
- Presentasjon (MHTML)
- Presentasjon (pdf)

>Se innslag fra adressa.no - Se omtale på edb.no 

Tilbake til: [Bakgrunn] - [Hvordan gjør vi det?]